Albaranes de Entrada

Para gestionar el stock del almacén y cuando los productos se van quedando sin stock, es necesario realizar entradas de mercancía para renovar el almacén.

Para acceder a la gestión de entradas de mercancía, seleccione la opción Compras y Stocks -> Albaranes de Entrada del menú principal. Aparecerá la siguiente pantalla:

Utilizando los botones de la barra de herramientas podrá Crear, Copiar, Editar y Eliminar albaranes de entrada.

Además, podrá seleccionar varios albaranes para emitir sus correspondientes facturas. En ese caso, podrá decidir si quiere emitir una factura por cada albarán seleccionado, o una única factura que agrupe todos los albaranes (en cuyo caso deberá asegurarse de que están asociados a un mismo proveedor y a almacenes que comparten información fiscal).

Desde esta pantalla también podrá exportar los albaranes a Microsoft Excel para su posterior análisis y tratamiento. Para ello deberá usar las opciones "Exportar listado" y "Exportar listado extendido" que aparecen en la barra superior de botones. El listado normal sólo incluye los datos de las cabeceras de los albaranes, mientras que el listado extendido incluye el detalle de las líneas incluidas. Estos listados se generan sobre los albaranes incluidos en cada momento en la lista, por lo que podrá utilizar el filtro estándar de las listas de Ágora para acotar los datos exportados.

Al Crear o Editar un albarán de entrada, se mostrará la siguiente pantalla:

En esta pantalla deberá indicar la fecha, el almacén al que va asociada la entrada de mercancía, el proveedor al que ha realizado la compra y el número de documento asociado al albarán de dicha mercancía del proveedor.

Si ya existe otro Albarán de Entrada para el mismo proveedor y con el mismo número de documento, Ágora preguntará si desea continuar o no con la operación.

Una vez pulse el botón Aceptar se mostrará la siguiente pantalla:

Existe la opción de importar los artículos para el albarán desde un fichero de aplicación externa, en formato "*.xlsx" o "*.csv", pulsando el botón Importar.

Puede generar un fichero de plantilla para luego importarlo desde la opción de Exportar productos del menú de Compras y Stocks.

Los albaranes se crearán en estado Borrador, estado en el cual se podrá editar. Una vez se haya completado se podrá Confirmar. Cuando se facture, el ablarán pasará a estar en estado Facturado. Un albarán solamente se puede editar mientras se encuentre en estado Borrador.

Puede añadir productos al albarán de entrada leyendo el código de barras asociado al producto, o pulsando el botón Añadir que aparece sobre las líneas del albarán. Se mostrará la siguiente ventana:

Los productos que se pueden elegir son aquellos productos que están habilitados desde la gestión de productos para controlar sus compras. Al ser configurados de esta manera ya disponen de un impuesto de compra y una unidad de compra, de esta manera cuando el albarán haya sido dado de alta en Ágora, se realizará una conversión automática de las unidades de compra y las unidades de venta, renovándose de esta manera la mercancía del almacén con las nuevas unidades de los productos comprados.

Podrá buscar productos por la Referencia de Proveedor. Si Ágora consigue identificar la referencia de proveedor sugerirá la unidad de medida asociada a dicha referencia.

Asímismo desde la pantalla anterior podrá crear un producto que no haya sido dado de alta pulsando en Crear Producto.

Para localizar más fácilmente los productos, puede marcar la opción "Mostrar sólo productos comprados habitualmente al proveedor seleccionado", con lo que Ágora sólo mostrará aquellos productos asociados al proveedor para el cual está realizando la entrada de mercancía. Puede configurar que esta opción esté seleccionada por defecto desde la ficha de cada proveedor.

Además, cuando se elimina o edita una entrada de mercancía existente, tendrá el efecto esperado en la mercancía del almacén.

Si el producto tiene asignado algún trazabilidad por números de lote, Ágora le solicitará la información pertinente al añadir la línea.

Dispone de varias opciones sobre el Albarán usando la barra de herramientas situada sobre las líneas del documento

Con el botón Pendiente de Recibir podrá ver qué pedidos a proveedor quedan por recibir y marcarlos como recibidos:

Con el botón Imprimir Etiquetas podrá imprimir etiquetas cuando está dando de alta la mercancía o exportarlas a un fichero de texto para imprimirlas desde otras aplicaciones que permitan la impresión en formato A4 como las etiquetas de APLI (en este caso no es necesario la selección de una etiqueta).

Con el botón Actualizar Precios de Coste podrá actualizar los precios de coste de los productos dados de entrada. Existen dos permisos para controlar si un usuario puede o no acceder a esta opción, y si puede o no cambiar la política de actualización de los precios de coste respectivamente, y que podrá configurar mediante los Perfiles de usuario. Por defecto la aplicación propondrá un nuevo precio de coste en base a los precios de las líneas del albarán de entrada. Si lo desea, puede modificar ese precio manualmente o seleccionar las distintas opciones que aparecen, entre ellas el precio medio ponderado entre el stock actual del almacén al precio de coste previo del producto junto con los nuevos precios de entrada del albarán, o el precio medio de compra de los albaranes dados de alta en los últimos 30 ó 90 días. En los casos en los que no existieran albaranes en los últimos 30 días ó 90 días se propone el precio de coste actual del producto.

Desde el botón Pendientes de Servir puede ver qué pedidos le quedan por servir, así como los detalles de los mismos en la pantalla que se presenta:

Desde el botón Añadir Proveedor Habitual podrá añadir a los productos del albarán como proveedor habitual el proveedor seleccionado para el albarán de entrada.

Desde el botón Mostrar Variaciones de Precio podrá añadir un indicador en cada línea de albarán que refleje cómo se ha comportado el precio del artículo con respecto a la entrada anterior para este proveedor, almacén y unidad de medida. Pulsando sobre el indicador, podrá acceder a información específica sobre el precio de la compra anterior y el documento en que se realizó.

También puede editar los descuentos aplicados al total del albarán pulsando el botón Editar que se encuentra en el apartado Pie, justo debajo de las líneas del albarán. Se mostrará la siguiente pantalla:

Así mismo podrá editar los totales del documento en el apartado totales. Ajustar los totales puede ser útil para los casos en los que los calculos realizados por Ágora no coinciden con los proporcionados por el documento del proveedor.

Además con el botón Guardar en PDF y Enviar podrá descargar o enviar por email una copia del albarán en formato A4. Así mismo si dispone de documentos originales del proveedor podrá adjuntarlos al documento pulsando el botón Asociar Archivos.