La digitalización de un hotel no consiste únicamente en incorporar nuevas herramientas. El verdadero reto es conseguir que la tecnología facilite el trabajo de las personas y elimine tareas que no aportan valor al huésped. Cuando un establecimiento cuenta con restaurante, cafetería o varios puntos de venta, esa necesidad resulta todavía más evidente. La coordinación entre recepción, restauración y administración debe ser constante para que la experiencia del cliente sea fluida desde su llegada hasta el momento del check out.
Con esta idea, Turia Hotels decidió dar un paso más en su estrategia de innovación apostando por la integración entre Ulyses PMS y Ágora, implantada por FOS Consulting, distribuidor oficial de Ágora.
Hablamos con José Antonio «Toni» Arnedo Vizcaíno, Director de Operaciones de Turia Hotels, para conocer cómo ha sido este proceso y qué impacto ha tenido en la gestión diaria de la cadena.
Una cadena que apuesta por una hospitalidad cercana apoyada en la tecnología
Turia Hotels es una cadena hotelera familiar formada por tres hoteles de cuatro estrellas situados en Valencia, Granada y Badajoz. Sus establecimientos reciben perfiles muy diferentes de viajeros, desde clientes vacacionales hasta profesionales que viajan por trabajo o asistentes a congresos y eventos.
Más allá del alojamiento, la cadena ha convertido la restauración en uno de los pilares de su propuesta de valor. Sus hoteles cuentan con gastrobares, una cuidada oferta gastronómica, espacios para reuniones y, en el caso de Badajoz, un restaurante panorámico y un rooftop que se han convertido en referentes de la ciudad.
Para Toni Arnedo, ofrecer una buena experiencia no depende únicamente del trato al cliente, sino también de disponer de procesos internos capaces de responder con rapidez y sin errores.
La tecnología juega un papel cada vez más importante dentro de nuestra estrategia. Para nosotros no se trata solo de digitalizar procesos, sino de liberar tiempo a los equipos, mejorar la coordinación interna y ofrecer una experiencia más ágil al huésped.
Esta visión explica por qué la digitalización ocupa un lugar importante dentro del plan estratégico de Turia Hotels. La tecnología no se entiende como un fin, sino como una herramienta para mejorar la operativa y reforzar la calidad del servicio.
El punto de partida: procesos que podían ser más ágiles
Antes de implantar la integración entre Ulyses PMS y Ágora, la gestión de los consumos realizados por los huéspedes exigía una mayor intervención manual.
Los cargos procedentes del restaurante y de otros puntos de venta requerían comprobaciones adicionales para asegurarse de que quedaban correctamente asociados a la habitación correspondiente. Esto implicaba revisar tickets, validar consumos, mantener una comunicación constante entre departamentos y realizar conciliaciones al finalizar la jornada.
Toni nos explicó que eran procesos habituales en la operativa diaria, pero también tareas que ocupaban un tiempo valioso.
Uno de los principales retos era asegurar que los cargos asociados a cada huésped llegaran correctamente a su cuenta de habitación. En un entorno hotelero con distintos departamentos que trabajando al mismo tiempo (recepción, restauración, administración y dirección), cualquier falta de sincronización podía generar duplicidades, retrasos o errores en la facturación.
Aunque el funcionamiento era correcto, la cadena identificó una oportunidad clara para simplificar el trabajo de los equipos y reducir el riesgo de incidencias.
Una decisión basada en la mejora continua
La implantación nació de una reflexión que, según Toni Arnedo, forma parte de la cultura de Turia Hotels.
En Turia Hotels creemos que la mejora continua también pasa por cuestionar el “siempre se ha hecho así” y buscar herramientas que ayuden a nuestros equipos a trabajar mejor.
Ese planteamiento llevó a la cadena a buscar una solución que permitiera conectar de forma natural la gestión hotelera con la restauración, automatizando procesos y compartiendo información entre departamentos.
La implantación se planteó como una evolución lógica dentro de la estrategia de digitalización de la empresa. Antes de poner en marcha el proyecto se revisó la operativa diaria, se analizaron los flujos de trabajo y se definió cómo debía funcionar la integración para aportar valor desde el primer momento.
El valor de una buena implantación
Uno de los aspectos que más destaca Toni Arnedo al recordar el proyecto es el acompañamiento recibido durante todo el proceso.
Después de trabajar anteriormente con otros sistemas, Turia Hotels buscaba algo más que un cambio de software. Necesitaba un equipo capaz de comprender la realidad de la cadena y adaptar la solución a su forma de trabajar.
Hemos probado otros PMS y otros sistemas de TPV y lo que valoramos a la hora de decidirnos a cambiar fue básicamente la atención personalizada y la consultoría previa. Tanto Ulyses como FOS System (distribuidor especializado en hoteles, de Agora) nos ayudaron a la preconfiguración, que es donde está el éxito de una instalación de este tipo.
Para el Director de Operaciones, esa fase previa fue determinante. Junto a FOS se diseñó una estructura común para los tres hoteles, definiendo criterios de trabajo homogéneos y dejando preparada la operativa para que futuras incorporaciones puedan integrarse siguiendo el mismo modelo.
Más que implantar una herramienta, el proyecto permitió construir una base sólida para el crecimiento de la cadena.
Una mejora que los equipos percibieron desde el primer momento
Como sucede en cualquier cambio tecnológico, la implantación exigió un periodo de adaptación. Sin embargo, según explica Toni Arnedo, la percepción de los equipos fue muy positiva desde las primeras semanas.
Los equipos vivieron el cambio como una mejora práctica en su día a día. Como en cualquier implantación tecnológica, hubo una fase de adaptación, pero el beneficio se percibió rápidamente: menos tareas repetitivas, más seguridad en los procesos y una comunicación más fluida entre departamentos.
La integración permitió eliminar parte de las tareas administrativas que anteriormente ocupaban buena parte del tiempo de recepción, restauración y administración.
El objetivo nunca fue sustituir el trabajo de las personas, sino permitir que dedicaran más tiempo al huésped y menos a revisar información entre diferentes sistemas.
Qué ha cambiado en la operativa diaria
Tras la implantación de la integración entre Ulyses PMS y Ágora, los cambios comenzaron a percibirse rápidamente en el funcionamiento diario de los diferentes departamentos. Más allá de incorporar una nueva tecnología, el objetivo era simplificar procesos que hasta ese momento requerían comprobaciones manuales y una comunicación constante entre equipos.
Toni Arnedo explica que la diferencia se aprecia especialmente en recepción, donde disponer de la información sincronizada facilita uno de los momentos más importantes de la experiencia del huésped.
En recepción, la mejora se nota especialmente en el momento de revisar la cuenta del huésped o preparar el check-out. Al estar los consumos sincronizados, el equipo puede trabajar con información más completa y actualizada.
La restauración también ha experimentado una mejora significativa. Los consumos quedan registrados correctamente desde el primer momento y llegan al PMS sin necesidad de realizar procesos adicionales o duplicar tareas entre departamentos.
En restauración, la integración facilita que los cargos se registren correctamente sin depender de comunicaciones adicionales o procesos duplicados.
El impacto también alcanza al área administrativa, que ahora dispone de un mayor control sobre toda la información relacionada con consumos y facturación.
En administración, mejora el control y reduce el tiempo dedicado a comprobaciones posteriores.
Para el Director de Operaciones de Turia Hotels, la sincronización automática entre ambos sistemas aporta tres beneficios muy concretos.
Disponer de los consumos sincronizados automáticamente entre Ágora y Ulyses en tiempo real aporta tres ventajas muy claras: mayor agilidad, menor margen de error y más confianza en la información disponible.
Información compartida para tomar mejores decisiones
Además de agilizar la operativa, la integración ha permitido que todos los departamentos trabajen sobre una misma fuente de información. Esto evita depender de datos aislados o de comunicaciones manuales para conocer el estado de la actividad del hotel.
Toni Arnedo destaca que esta visibilidad resulta especialmente importante en una cadena como Turia Hotels, donde mantener criterios homogéneos entre establecimientos forma parte de su estrategia.
Contar con información centralizada y actualizada nos permite trabajar de forma más ordenada y con una visión más completa de la actividad. La integración ayuda a que los equipos no dependan de datos aislados o comunicaciones manuales, sino de una información compartida y sincronizada.
Disponer de información fiable también facilita el análisis de la actividad de los distintos puntos de venta y permite detectar posibles incidencias con mayor rapidez.
Para una cadena como Turia Hotels, que busca reforzar la gestión conjunta entre hoteles y estandarizar la calidad operativa, disponer de datos fiables es fundamental.
Esta capacidad para acceder a la información en tiempo real también mejora la toma de decisiones en el día a día.
La disponibilidad de información en tiempo real facilita la toma de decisiones operativas: permite detectar desviaciones antes, revisar consumos con más seguridad y analizar mejor el funcionamiento de cada área.
Los resultados: una gestión más eficiente y una mejor experiencia para el huésped
Después de varios meses utilizando la integración entre Ulyses PMS y Ágora, Turia Hotels ha conseguido optimizar procesos que anteriormente requerían una importante dedicación por parte de los equipos.
Para Toni Arnedo, los beneficios más destacados están relacionados con la eficiencia operativa, la reducción de errores y un mayor control de toda la actividad vinculada a los consumos de los huéspedes.
Desde la implantación, los beneficios más destacables han sido la mejora de la eficiencia operativa, la reducción de errores manuales y un mayor control sobre los consumos y cargos asociados a cada huésped.
Pero estas mejoras no solo repercuten en el trabajo interno. También tienen un impacto directo sobre la experiencia del cliente.
También hemos percibido una mejora en la experiencia del huésped. Cuando la gestión interna es más ágil, el cliente lo nota: el check out es más fluido, la información está más clara y se reducen posibles esperas o incidencias relacionadas con cargos a habitación.
Cuando le pedimos que resumiera el impacto de la integración, Toni lo hace con tres ideas muy claras.
Menos tareas manuales y más tiempo para atender al huésped. Mayor fiabilidad en la imputación de consumos y cargos a habitación. Mejor coordinación entre recepción, restauración y administración.
Tres resultados que reflejan cómo una mejor organización interna termina traduciéndose en un mejor servicio.
Mirando al futuro
La digitalización seguirá formando parte de la evolución de Turia Hotels. La cadena entiende que las necesidades del sector hotelero cambian constantemente y que los equipos necesitan herramientas que les permitan responder con mayor rapidez sin perder la cercanía que caracteriza a la compañía.
Como explica Toni Arnedo:
Para Turia Hotels, seguir avanzando en digitalización y automatización es una parte esencial de nuestra evolución. El sector cambia, los viajeros cambian y los equipos necesitan herramientas que les permitan ofrecer un servicio cada vez más ágil, personalizado y cercano.
Sin embargo, para Turia Hotels la tecnología solo tiene sentido cuando responde a necesidades reales de la operativa.
Lo que más valoramos de la colaboración entre Turia Hotels, Ulyses y Ágora es que la tecnología se pone al servicio de la operativa real del hotel. No se trata de implantar sistemas por implantar, sino de mejorar procesos que afectan directamente al equipo y al huésped.
Precisamente esa filosofía es la que les lleva a recomendar este tipo de proyectos a otras cadenas hoteleras.
A otro grupo hotelero le diríamos que esta integración merece la pena porque ayuda a ganar control, reducir errores y trabajar con más tranquilidad. En nuestro caso, nos ha permitido dar un paso más hacia una gestión más eficiente sin perder lo que nos define: la cercanía, la hospitalidad y el cuidado por los detalles.
Un proyecto que demuestra el valor de la integración
La experiencia de Turia Hotels demuestra que integrar un PMS con un software TPV especializado no consiste únicamente en conectar dos sistemas. El verdadero valor de un PMS para hoteles está en conseguir que todos los departamentos trabajen con una información única, fiable y actualizada, reduciendo tareas administrativas y facilitando la coordinación entre los equipos.
La colaboración entre Turia Hotels, Ulyses PMS, Ágora y FOS System ha permitido construir una operativa más eficiente sin renunciar a la esencia de la cadena. Una tecnología que ayuda a trabajar mejor, pero que mantiene el foco donde siempre ha estado: ofrecer una experiencia cercana, personalizada y de calidad a cada huésped.
